Jak zabezpieczyć ważne dokumenty?

Ten temat chciałem już opisać od jakiegoś czasu, ale skoro ostatnio pojawiła się dyskusja na ten temat, postanowiłem wpis przyspieszyć.

Przedstawię Wam dziś kilka pomysłów na zabezpieczenie najważniejszych dokumentów na różne sytuacje awaryjne. Żadne z przedstawionych sposobów nie jest uniwersalny ani optymalny — dlatego warto korzystać przynajmniej z kilku jednocześnie.

Ale zanim do tego dojdziemy, poniżej moje propozycje dokumentów, które powinniśmy zabezpieczyć:

  • dowód osobisty, prawo jazdy, paszport,
  • dokumenty poświadczające ubezpieczenie zdrowotne,
  • dokumenty potwierdzające rejestrację działalności gospodarczej,
  • dyplomy ukończenia szkół,
  • notarialny akt własności nieruchomości (działka, mieszkanie, dom, garaż),
  • dokumenty pojazdu – dowód rejestracyjny, ubezpieczenie, karta pojazdu, umowa zakupu,
  • akt urodzenia, akt małżeństwa,

Kserokopie

photocopierKserokopie wykonane na najzwyklejszej fotokopiarce są najprostszym sposobem zabezpieczenia naszych dokumentów. Jest to także sposób prawie najtańszy.

Niestety, wygoda wykonania kserokopii jest jej jedyną zaletą. Bo w razie potrzeby przedstawienia jakiegoś dokumentu, jego zwykła kserokopia raczej nie będzie wykorzystywana.

Przynajmniej tak to wygląda dziś. Nie wystarczy nawet kserokopia z własnoręcznym podpisem stwierdzającym zgodność z oryginałem.

Za to kserokopia jest dokumentem dość trwałym (nie słyszałem, by barwnik w proszku z kserokopiarek ulegał blaknięciu) i do jej odczytania nie jest potrzebny specjalny sprzęt. Dlatego uważam, że od tego koniecznie trzeba zacząć. W razie jakiegoś kryzysu lepiej mieć kserokopię aktu urodzenia niż nie mieć oryginału. 😉

Kopia potwierdzona notarialnie

Czyli w praktyce też kserokopia, ale z takim ładnym sznureczkiem, zszyta takim specjalnym kółeczkiem, zaopatrzona w fajne pieczątki.

Niestety, notarialne potwierdzenie kserokopii kosztuje nie 0,20 PLN za stronę jak zwykła kserokopia, tylko ok. 7 PLN za stronę. Na pocieszenie dodam, że samą kserokopię wykonują gratis. 😉

Notarialnie potwierdzone kopie są niemal tak samo wartościowe, jak oryginalne dokumenty. Nie miałem z nimi za bardzo kontaktu w praktyce. Teoria mówi, że kserokopia dokumentu urzędowego poświadczona notarialnie jest równoważna oryginałowi. Ale czytałem o urzędnikach, którzy tego przepisu nie rozumieją…

Skan

10 Year old scannerSkan albo fotografia tak naprawdę ma wartość zbliżoną do kserokopii. Ale jest pod pewnymi względami wygodniejsza.

Bo kserokopia jednak zajmuje miejsce, jest ciężka, wymaga ochrony przed zamoknięciem. A elektroniczna wersja, czyli skan, jest tak ciężka, jak nośnik, na której została nagrana.

Na płytę DVD można z powodzeniem zmieścić kilka tysięcy stron zeskanowanych dokumentów. Nie zaszkodzi jej zalanie wodą, choć szorowanie po piasku z całą pewnością uniemożliwi skorzystanie z tych danych.

Na pendrive można zapakować jeszcze więcej tych danych.

Niestety, każda informacja przechowywana w formie cyfrowej wymaga urządzenia do jej odtworzenia. W razie totalnego kolapsu lepsza będzie kserokopia niż skan, którego nie da się nigdzie odczytać. Mimo to skanowanie nie jest kłopotliwe i jeśli masz skaner, moim zdaniem warto z niego skorzystać.

Odpis

Do wielu dokumentów (w szczególności aktów urodzenia/ślubu/zgonu, notarialnych, oraz dyplomów) można uzyskać odpisy.

Mają tę samą wartość, co oryginał.

Wykonanie kosztuje ok. kilkudziesięciu PLN (np. 22 PLN za odpis aktu małżeństwa).

Równie wygodne, jak każdy inny papierowy dokument.

Skrytka bankowa

Jak już mamy wykonane kserokopie albo odpisy naszych dokumentów, warto je gdzieś przechować. Jednym z najbezpieczniejszych miejsc, gdzie można je trzymać, jest skrytka bankowa.

Jest to dość drogie rozwiązanie, bo wynajęcie skrytki kosztuje 200-500 PLN rocznie. Mimo to, jest to dość nieduża kwota, jeśli uwzględnić bezpieczeństwo zapewniane przez taką skrytkę.

bank vault II

Wprawdzie nasze dokumenty nie będą przechowywane w takim skarbcu, ale też będą bezpieczne. 🙂

Przyda się na wypadek utraty dokumentów z powodu kradzieży, zalania domu czy pożaru.

Zakopanie na działce

Jeśli tylko dobrze ukryjemy wodoodporny pojemnik na działce czy w dowolnym innym odludnym miejscu (a nie tam, gdzie ktoś planuje budowę autostrady), będzie on prawie tak samo bezpieczny, jak skrytka bankowa.

Z drugiej strony, jeśli ktoś odkopie nasze dokumenty, może nam zrobić naprawdę sporo zamieszania w życiu…

Wodoodporny pojemnik pod ręką

Z całą pewnością warto najważniejsze dokumenty albo ich równoważniki (odpisy, kopie potwierdzone notarialnie) trzymać w jednym miejscu, łatwo dostępnym w razie czego. W przypadku nagłej konieczności po prostu zgarniemy go z półki i zabierzemy ze sobą.

Warto, by dokumenty były w jakimś szczelnym, wodoodpornym pojemniku. Na wypadek zalania domu w czasie naszej nieobecności. Niekoniecznie przez sąsiadów z góry, czasem dom zalewa straż pożarna w czasie gaszenia pożaru.

Survivalista (admin)

Artur Kwiatkowski. Magister inżynier, posiadacz licencjatu z zarządzania. Samouk w wielu dziedzinach, ale nie czuje się ekspertem w żadnej. Interesuje się zdrowym życiem i podróżami. I przygotowaniami na trudne czasy, rzecz jasna!

Mogą Cię zainteresować także...

17 komentarzy

  1. aPC pisze:

    co do miejsca przechowywania kopii – u mnie to szafa u kochanych teściów mieszkających 130 km ode mnie : )
    Skrytka bankowa też dobra – zwłaszcza że można trzymać też coś innego, ale jak prądu nie będzie to nie wiem czy wydadzą :/

  2. lstx pisze:

    Ale w Polsce nie ma notarialnych „aktów własności”. Ba aktów własności w ogóle nie ma. Są umowy sprzedaży (ale nie kupna-sprzedaży!) w formie aktu notarialnego. Po dokonaniu transakcji notariusz zaniesie wszystkie dokumenty do sądu, do wydziału ksiąg wieczystych i po kilku godzinach informacja jest już dostępna na ekw.ms.gov.pl, a sąd przechowuje również nasz akt. Oprócz sądu akt notarialny (oryginał) powinien mieć notariusz.

    Zresztą już sam wpis w KW to dowód na posiadanie nieruchomości. Wystarczy zatem zapamiętać numer KW i tyle. Te 5-6 cyfr można w telefonie choćby zapisać.

    • Survivalista (admin) pisze:

      Nie ma aktów własności, ale akty notarialne zawarcia umowy sprzedaży. Nie chciałbym polegać tylko i wyłącznie na zapisach w księgach wieczystych, które gdzieś mogą zaginąć jak państwo się pogubi. Mimo tego, że kopie aktu będą jeszcze w różnych miejscach, łatwiej jest dziś przygotować jego kopię niż za kilkanaście lat chodzić w jej poszukiwaniu po różnych archiwach…

  3. artur xxxxxx pisze:

    Można jeszcze sobie kupić mały sejf.
    Oczywiście trzeba mieć miejsce, napocić się przy montażu i jest to wydatek od 700zł(o „chinkach” nie wspominam), ale jest to raczej alternatywa skrytki bankowej niż kserokopii.
    Największą zaletą wydaje mi się to, że w razie ewakuacji z domu nie będziemy musieli jechać po drodze do banku.

  4. JAN pisze:

    Polskę po uderzeniu komety w okolicach Grenlandii ma zalać 60 metrowa fala od strony Bałtyku wdzierająca się 100 km w głąb lądu i w wyniku uderzenia ponad 8,5 stopniowe trzęsienie Ziemi. Wydarzenia połączone będą także z obrotem biegunów, a więc anomaliami pogodowymi takimi jak silne wiatry. Polska jest narodem wybranym, a więc i tak mamy być najmniej zniszczonym narodem w wyniku nadchodzących globalnych wydarzeń.

    Dokumentami będzie można w piecu palić cały system społeczno-gospodarczy upadnie, ludzie mają w użytkowanie własności Stworzyciela.

    • Survivalista (admin) pisze:

      Jeśli nawet dojdzie do sytuacji, w której CAŁY system gospodarczy świata upadnie, to z całą pewnością później ktoś będzie go próbował odbudować. I po to przydadzą się nam te papiery.

    • panika2008 pisze:

      Trzęsienie ziemi NA SKUTEK fali tsunami? No myślę że musisz trochę jeszcze dopracować tą swoją teorię 😉

  5. MaQ pisze:

    Propozycje ciekawe i po części oczywiste. Sam posiadam od kilku lat „kopie bezpieczeństwa” różnych dokumentów przede wszystkim tworzone do celów poszukiwania pracy i rekrutacji. Jedną z kwestii którą należy dodatkowo poruszyć jest trwałość nośników. Z tego co wiem CD lub DVD jak kto woli wynosi góra 5-8 lat potem dane na skutek procesów fizycznych np utleniania stają się nie pewne. W przypadku używania płyt okres ten znacząco się skraca. Dla mnie najwygodniejszą formą przechowywania zeskanowanych dokumentów okazała się skrzynka pocztowa. Korzystam po prostu z archiwum wysłanych wiadomości i z nich odzyskuję załączone dokumenty. Wadą, lub jak kto woli zaletą, jest konieczność dostępu do internetu. W przypadku kataklizmu to faktycznie nie zbyt dobry sposób i dostęp będzie utrudniony. Niemnie jednak pewność tych danych jest w mojej opinii porównywalna z skrytką bankową. Większość serwerów renomowanych firm umieszczona jest np. w byłych bunkrach. Często sa robione kopie bezpieczeństwa. Dyski twarde są wymieniane na nowe itp. No i nie musimy ze sobą nosić kopii – jest ona ciągle dostępna z każdego miejsca na ziemi.
    Pozdrawiam

  6. gość codzienny pisze:

    Kupiłem na allegro laminarkę za kilkadzisiąt zetów i zalaminowałem wszystkie ważne dokumenty każdy osobno. Jest tego sporo i sejf musiałbym też mieć wielgachny, póki co trzymam w segregatorach w domu w miejscu, gdzie ani woda ani ogień szkód większych im nie wyrządzi. To zabezpieczenie przed kataklizmami naturalnymi działającymi bezpośrednio. W razie totalnego rozpadu społeczeństwa i tak nie będą miały większego znaczenia ani wartości. Rację będzie miał ten kto będzie silniejszy.

  7. Jan2 pisze:

    Zamiast laminowac mozna po porstu złożyc w kostke i zafoliowac całość, mniej miejsca zajmuje. Polecam koszulki sztywne z folii.

    Zalaminowany dokument z pieczecia notariusza juz nie jest wazny niestety.

    Do elektronicznych danych jesli sa przechowywane na nosnikach zawierajacych metal (pendrive) nalezy dodac by przechowywac je owiniete 2-3 razy folia przelozona zwyklym papierem.

    Dokumenty wszystkie sa w formie zakodowanej w zwiazku z tym uszkodzenie czesci powoduje zniszczenie calosci. Dlatego warto wgrac tez kilka lub kilkanascie plikow par2 to program ktory nawet po uszkodzeniu pliku jest w stanie odtworzyc dane. Jesli jest to zapisane na DVD moze byc problem z odczytaniem samego pliku.

    Zazwyczaj robi sie to tak, ze zapisuje sie jawne dokumenty w formie graficzej, dodaje pliki par2 potem zakladamy truecrypt i wkladamy dane jeszcze raz z kilkoma plikami par2 , na ukrytej partycji truecrypt zapisujemy niejawne informacje, hasla, e-maile itp. tych danych nie powinno byc wiecej niz 7-10% danych jawnych.

  8. Jan2 pisze:

    rozdzielczosc skanu powinna byc ok 300 dpi. ne wieksza niz 500 dpi

  9. gość codzienny pisze:

    Dla ścisłości to nie klasyczna laminarka tylko zwykła zgrzewarka do folii spożywczej. Dokumenty zamykam w zwykłych przezroczystych „koszulkach” A4 i wkładam do segregatora. Z tym składaniem na kostkę to lekka przesada. Nie mam dewastować tych papierów a tylko zabezpieczyć je głównie przed wodą. Polecam ten sposób. Koszt prawie zerowy. Koszulkę zawsze można rozerwać i potem włożyć do nowej.

  10. Jan2 pisze:

    http://sternik.eu.org/abpn/#15a poszukaj „parówek” albo plik o rozszezeniu .par2

    To program do sum kontrolnych.

    Jesli nie jest to laminarka to wlasnie o to mi chodzilo. Laminowanie dokumentow sprawia, ze nie moga byc dowodem w sądzie.
    Złożenie było tylko po to by mniej miejsca zajmowało.

    dlaczego 300 dpi? to proste wiekszosc wydrukow w gazetach jak i drukarskich ma 300dpi, dlatego wystarczy skanowanie 350dpi. Chodzi o to by ktos nie skanowal 1200dpi bo ma byc super archiwum tekstow 😉

    No i wazne te zabezpieczenie urzadzen elektronicznych folia, czasem sa tez folie z nitkami metalowymi. tez wystarcza, chodzi o tzw. puszke faradaja

  11. Julek pisze:

    O ile dobrze pamiętam od 1 lipca 2011 dowody osobiste mają zawierać czip a na nim cyfrowy obraz linii papilarnych, więc jeśli ktoś jeszcze nie dał władzy swoich odcisków (gęby już mają) i nie ma na to ochoty, to dowód należy zgubić. Służy do tego specjalne okienko na formularzu wniosku o wydanie duplikatu, w którym należy postawić krzyżyk.

    • Julek pisze:

      Hmm, do dupy ten komentarz. Chciałem rzec – jeśli komuś kończy się ważność dowodu osobistego to niech sobie załatwi świeży zanim go zaczipują.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

Notify me of followup comments via e-mail. You can also subscribe without commenting.

banner